La digitalisation est devenue l’un des moyens efficaces pour gérer les déplacements professionnels. C’est un nouveau concept qui garantit l’efficacité des organisations et des réservations de voyages d’affaires. A la fois économique mais également écologique, digitaliser la gestion de vos voyages professionnels cumule de nombreux avantages. Nous allons alors faire le point sur ce sujet.
Une solution de centralisation des réservations
C’est bien connu, de plus en plus d’entreprises s’en remettent à une plateforme de gestion de voyage professionnel. La raison est en lien avec le manque de temps et d’organisation. En tout cas, cette solution permet de réaliser des économies, soit jusqu’à 25% de votre budget habituel consacré aux déplacements. C’est une solution qui révolutionne la manière dont vous envisagez vos déplacements professionnels. Grâce à une agence de voyage pour les déplacements professionnels, chaque employé peut alors prendre en main son voyage d’affaires. Il gagnera alors en efficacité et en temps. Mais cela va permettre au dirigeant d’optimiser ses ressources humaines. Désormais, il n’est plus nécessaire de confier cette tâche à une autre personne. Vous serez le maître organisateur de votre propre voyage d’affaires. Par ailleurs, un des principaux avantages de la digitalisation de votre solution de gestion de voyages est la centralisation des données et des réservations. Il vous suffit simplement de préciser votre destination, vos dates et vos besoins. Les besoins sont axés autour de l’hébergement, du véhicule, des repas d’affaires et de la salle de réunion. Une application traitera toutes vos données en temps réel.
Une collecte de donnée fortement efficace
En agence de voyage classique, une seule personne s’occupe de l’organisation de vos déplacements. Mais si vous devez en réaliser plusieurs, il serait impossible pour cette personne de tout gérer. Alors qu’une plateforme de gestion de voyage pro peut tout mettre en place pour combler toutes vos attentes. Elle utilise en principe plusieurs applications performantes suivant l’accroissement de la demande. La collecte des données constitue alors un atout majeur qui permet à l’IA de réaliser des statistiques mais également de proposer des déplacements suivant les besoins des utilisateurs, de leurs préférences et de leurs habitudes. En plus de la collecte des données, la plateforme réalise des rapports sur les points positifs et négatifs de la consommation des déplacements. Par exemple, si un hébergement ou un véhicule de location est très sollicité, il est certainement possible de faire une renégociation des tarifs de groupe. De ce fait, plus vos déplacements sont fréquents et réguliers, plus vous réaliserez des économies. A chaque nouvelle réservation, un algorithme va prendre en compte des tarifs déjà négociés afin d’assurer l’optimisation des coûts. Vous pourrez d’ailleurs accéder aux tableaux de bord et suivre l’évolution de votre budget en temps réel. Vous avez aussi la possibilité de faire un suivi comptabilisé de vos dépenses et surveiller les notes de frais.
Le confort, la sécurité et le respect de l’éthique d’entreprise
Digitaliser la gestion de vos voyages d’affaires permet de garder le contrôle de votre budget et d’avoir une bonne flexibilité de certaines conditions. Vous pouvez en effet faire une annulation ou une modification de votre voyage à la dernière minute. Le dirigeant ne sera plus contraint de gérer les déplacements de ses employés. Ces derniers peuvent les gérer eux-mêmes à travers une plateforme de gestion des voyages d’affaires. Autrement dit, cette solution de gestion garantit leur confort et une expérience de voyage plus que satisfaisante. D’autre part, grâce à la centralisation des réservations, vous allez aussi garantir la sécurité de vos collaborateurs et faire un suivi en temps réel de leur déplacement. Vous pouvez alors les localiser en temps réel et recevoir de leur part, une alerte s’ils rencontrent des problèmes. Enfin, digitaliser la gestion de vos voyages d’affaires permet à tous les employés de prendre conscience du budget dépensé et de respecter l’éthique de votre entreprise.
